Les membres du Comité de Pilotage ont reçu par email l’ensemble des documents à étudier avec les points de décision soumis à l’ordre du jour. Ces documents ont été validés par les membres du CP qui ont pu réagir sur les documents et apporter leurs orientations et décisions à l’attention du Secrétariat Exécutif.
Les textes organiques du GWP-AO prévoient deux réunions statutaires du Comité de Pilotage par an dont une par voie électronique et une rencontre physique pour prendre des décisions importantes. Depuis deux ans ces dispositions statutaires sont mises en œuvre par le Secrétariat Exécutif.
La contrainte principale de cette pratique est liée au problème d’accès à une connexion internet fiable par tous les acteurs pour une synthèse en vidéo conférence instantanée comme souhaité.